Eerst even: wat is WBSO?

WBSO-waarde lekt meestal weg op 3 plekken

Veel organisaties verliezen voordeel zonder dat ze het doorhebben. Dat gebeurt meestal op deze drie onderdelen:

• Uren (te laag ingeschat of onvolledig geregistreerd)
• Scope (te smal geformuleerd of te weinig activiteiten meegenomen)
• Administratie (te weinig bewijs, te laat vastgelegd, niet controle-proof)

Daaronder zitten vijf veelvoorkomende oorzaken.

1. Teams schatten uren te voorzichtig in

Je team wil realistisch blijven. Begrijpelijk. Maar in de WBSO zie je vaak dat teams te conservatief schatten. Wat er dan gebeurt:

• Je vraagt minder uren aan dan je daadwerkelijk aan S&O besteedt.
• Je verlaagt je maximale voordeel nog vóórdat het project start.

Wat helpt:

• Maak ureninschattingen op basis van werkpakketten, iteraties en risico’s.
• Leg de technische onzekerheden expliciet vast. Juist dáár zit vaak de kern.

2. Je neemt niet alle WBSO-waardige activiteiten mee

Veel organisaties formuleren de scope te smal. Of ze trekken de grens tussen “ontwikkeling” en “uitvoering” niet scherp genoeg. Typische missers:

• Je beschrijft alleen het eindproduct, niet de technische uitdagingen onderweg.
• Je noemt te weinig S&O-activiteiten (bijvoorbeeld prototyping, testen, iteraties, onderzoek naar alternatieven).
• Je schrijft te algemeen (“we bouwen een platform”) terwijl RVO juist zoekt naar concrete technische knelpunten.

Wat helpt:

• Beschrijf per project de technische vraagstukken en waarom de oplossing niet vanzelfsprekend is.
• Zet de S&O-activiteiten expliciet in stappen: wat onderzoek je, wat ontwerp je, wat test je, wat leer je?

3. Een goed project vertraagt door een onderbouwing die niet “RVO-proof” is

Je kunt technisch een sterk project hebben, en tóch extra vragen krijgen. Niet omdat het project niet klopt, maar omdat je onderbouwing niet aansluit op hoe RVO beoordeelt. Wat je dan ziet:

• Extra vragenrondes
• Vertraging in de aanvraag
• Onzekerheid intern (“hebben we het wel goed gedaan?”)

Wat helpt:

• Schrijf vanuit het beoordelingskader: technische onzekerheid, eigen ontwikkeling, concrete aanpak, meetbare voortgang.
• Laat je tekst aansluiten op de taal en structuur die RVO verwacht.

4. Je krijgt een toekenning die niet past bij de werkelijkheid

Een toekenning “is binnen”, maar sluit niet aan op wat je écht doet. Dan mis je rendement. Een passende toekenning vraagt dat:

• Je scope klopt met de realiteit van het project
• Je uren aansluiten op de planning én de technische onzekerheden
• Je verhaal consistent is: projectdoel, knelpunten, aanpak, deliverables

Dat is precies het punt waar veel organisaties (onbedoeld) geld laten liggen.

5. Controles geven stress als je dossier niet op orde is

RVO kan achteraf vragen om onderbouwing. Als je dan pas gaat zoeken naar bewijs, krijg je stress. En dat wil je voorkomen. Een controle-proof dossier bevat minimaal:

• Urenregistratie (wie, wanneer, hoeveel, op welk project)
• Voortgang (wat is gebouwd/onderzocht, welke keuzes heb je gemaakt, wat werkte niet)
• Bewijs (notities, tickets, ontwerpen, testresultaten, versies, logs, pull requests, meeting notes)

Als je dit slim inricht, wordt een controle gewoon een check.

Wat doet MRK ONE anders?

Bij MRK ONE doen we niet “alleen de aanvraag”. We zorgen dat je WBSO-aanpak inhoudelijk sterk is én dat je administratie klopt. Concreet:

• We vertalen jouw innovatie naar WBSO-taal die past bij RVO.
• We scherpen de scope aan zonder grenzen op te zoeken.
• We richten je dossiervorming zo in dat je team het kan volhouden (niet extra werk, maar slimmer werk).
• We verminderen vragenrondes en verkorten de doorlooptijd.

Resultaat:

• Meer voordeel (omdat uren en scope beter kloppen)
• Minder tijdverlies (minder heen-en-weer, minder herstelwerk)
• Minder risico (compliance op orde)

Zo werkt onze aanpak

1. Kick-off en scan – We duiken in je projecten, teamstructuur en ontwikkelproces.
2. Scope en uren aanscherpen – We brengen WBSO-waardige activiteiten volledig in beeld en maken een realistische (maar niet te voorzichtige) ureninschatting.
3. Aanvraag schrijven en afstemmen – We schrijven strak, concreet en volgens het beoordelingskader van RVO.
4. Compliance borgen in je proces – We koppelen WBSO-dossiervorming aan jullie manier van werken (bijvoorbeeld via tickets, sprints, tools en vaste momenten).

Vrijblijvende WBSO-lekcheck
Benieuwd waar bij jullie WBSO-waarde weglekt: uren, scope of administratie, …?
Stuur ons een bericht voor een vrijblijvende analyse.